Expert PDF vous fournit un outil puissant pour faire signer des documents en toute sécurité. Vous allez créer une enveloppe qui contient :
- Vos documents
- Les exigences spécifiques concernant qui doit signer chaque document
- Le type de signature qu’ils doivent fournir
Vous trouverez ci-dessous une liste de tous les sujets abordés dans cet article :
Si le module E-Sign n’est pas disponible pour vous, vous pouvez l’acheter ici.
Ajouter des documents
- Ouvrez l’onglet E-Sign.
- Choisissez Demander la signature.
Si vous avez un document ouvert dans Expert PDF, il sera automatiquement ajouté à votre colis.
- Cliquez sur le signe plus à côté de Documents pour sélectionner les fichiers que vous devez signer.
- Cliquez sur Ajouter un document.
Vos fichiers apparaîtront sur votre écran. Ils seront affichés à vos signataires dans l’ordre dans lequel ils apparaissent.
- Vous pouvez modifier l’ordre en les faisant glisser et en les déposant dans l’ordre dont vous avez besoin.
- Vous pouvez supprimer n’importe quel document de votre package en déplaçant votre curseur sur votre document et en cliquant sur la corbeille à côté.
Ajouter des signataires
Vous pouvez ajouter des champs de signature à votre document. Ces champs sont l’endroit où les destinataires de votre document signeront. Vous pouvez appliquer autant de champs de signature à un document que vous le souhaitez.
Les signataires sont les personnes qui recevront votre document. Vous associerez chaque champ de signature à un signataire. Vous devrez ajouter vos signataires à Expert PDF.
- Cliquez sur le signe plus à côté de Signataires.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau signataire.
- Remplissez les champs Prénom, Nom et Courriel.
- Vous pouvez ajouter le titre et l’entreprise.
- Cliquez sur Ajouter lorsque vous êtes prêt.
Votre signataire apparaîtra dans la liste des signataires.
Par défaut, chaque signataire recevra le package en même temps et pourra immédiatement signer.
Vous pouvez choisir de définir un ordre de signature. Chaque signataire ne recevra le paquet de documents qu’une fois que la personne qui le précède sur la liste aura fini de signer.
- Faites glisser et déposez les signataires pour réorganiser l’ordre.
- Cochez la case Signer dans cet ordre.
Vous pouvez gérer des options de signataire supplémentaires pour votre package de documents, cliquez ici pour en savoir plus.
- Pour supprimer un signataire de la liste, cliquez sur les trois points, puis sur Supprimer.
Ajouter des champs de signature
Vous pouvez choisir le type de signature. Vous pouvez demander leur signature ou leurs initiales. Le signataire pourra configurer l’esthétique pendant le processus de signature. Cliquez ici pour en savoir plus.
- Cliquez sur n’importe quel signataire de la liste.
- Faites glisser et déposez le champ Signature ou Initiales sur votre document.
- Le champ Signature/Initiales apparaîtra sur votre document.
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris et faites glisser les coins du champ pour modifier la taille du champ de signature.
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris et faites glisser le champ pour modifier son emplacement sur votre document.
Vous pouvez ajouter des champs de formulaire préconfigurés pour vous aider à capturer des informations supplémentaires. Chaque champ de formulaire est lié à un champ de signature spécifique.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une signature.
- Choisissez Ajouter un champ.
- Choisissez un champ dans la liste et cliquez dessus.
- Le champ apparaîtra sur votre document.
- Faites glisser et déposez-le pour le placer.
Vous pouvez ajouter plusieurs champs de signature à vos documents. Chaque signataire que vous choisissez aura sa propre couleur. Tous les signataires seront répertoriés dans la liste déroulante.
Vous devrez ajouter des champs de signature à chaque document du package qui les requiert.
- Cliquez sur n’importe quel document ouvert pour y ajouter des signatures.
- Le nom du document actif apparaîtra en haut du Expert PDF.
Vérifier et envoyer
Dans la dernière étape, vous ajouterez la touche finale à votre package de documents.
- Vous pouvez définir la date à laquelle les documents doivent être signés.
- Définissez la date.
- S’il expire, vous devrez envoyer un nouveau package de documents.
Vous pouvez modifier ou supprimer la date à tout moment.
Vous pouvez ajouter un message personnalisé à vos signataires. Vous pourrez également changer la langue des courriels que vous utiliserez pour les contacter.
- Cliquez sur l’icône de l’enveloppe.
- Cliquez pour choisir une nouvelle langue.
- Ajoutez votre message.
Si vous souhaitez envoyer ce package de documents ultérieurement, vous pouvez choisir d’enregistrer votre travail en tant que brouillon au lieu de l’envoyer. Cliquez ici pour plus d’informations.
- Cliquez sur la flèche à côté d’Annuler, puis cliquez sur Enregistrer dans les brouillons.
Vous pouvez rouvrir ce package de documents à partir de vos brouillons et l’envoyer à tout moment.
- Cliquez sur Envoyer si vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe.
- Basculez le commutateur si vous souhaitez examiner l’enveloppe avant de la marquer comme complète.
- Vous pouvez également voir un bref résumé des documents inclus et des signataires ajoutés en basculant entre les onglets Documents et Signataires à gauche.
- Cliquez sur Envoyer si vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe.
- L’enveloppe sera envoyée. Cliquez sur Terminé.
- Vous pouvez surveiller ce package de documents dans la boîte de réception, cliquez ici pour en savoir plus.